di Carlo CAVALLO

Avvocato in Torino

Articolo comparso sulla rivista BancaFinanza (maggio 2013)

Una questione che spesso viene sollevata concerne i costi da affrontare per l’adozione di un modello organizzativo. Non si tratta di una stima facile da effettuare: tuttavia per rendere un’idea è possibile svolgere qualche riflessione, non dimenticando che dopo l’estensione della responsabilità amministrativa all’omicidio colposo e alle lesioni colpose gravi o gravissime, commessi con violazione delle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell’igiene e della salute sul lavoro e la recente introduzione del reato di corruzione tra privati nel catalogo di quelli che sono fonte responsabilità amministrativa diviene sempre più evidente l’esigenza di dotarsi di tale strumento.

In ogni caso un serio Professionista, effettuate le analisi del caso, potrà formulare un preventivo.

Prima fase

E’ anzitutto necessario distinguere tra la fase di prima adozione del modello organizzativo e la fase di successiva gestione del modello.

Non bisogna infatti limitarsi a stimare i soli costi relativi alla “adozione del modello organizzativo”, ma prevedere che l’ente deve anche in seguito sostenere ulteriori costi per mantenerne l’efficacia con gli indispensabili aggiornamenti e che tali costi si andranno spesso a sommare a quelli già sostenuti per altre attività di controllo (interno o esterno, imposte dalla legge e adottate volontariamente).

Con riferimento alla adozione del modello organizzativo, le principali attività da svolgere consistono sostanzialmente in:

• analisi approfondita dell’organizzazione aziendale esistente;
• identificazione delle fattispecie di reato previste dal D.Lgs. 231/01 teoricamente applicabili all’azienda;
• definizione delle aree di intervento;
• progettazione ed implementazione degli interventi organizzativi di adeguamento del modello identificati;
• formazione del personale interessato dall’adeguamento del modello organizzativo.

I costi da sostenere per l’esecuzione di queste attività progettuali variano ovviamente in dipendenza di tre fattori:

• la dimensione dell’attività aziendale e/o la sua complessità organizzativa;
• la disponibilità, all’interno dell’azienda, delle specifiche competenze professionali richieste o, viceversa, la necessità di acquistare un servizio di consulenza esterno;
• il numero e la complessità delle fattispecie di reato da prevenire.

Seconda fase

Approvato il modello di organizzazione, gestione e controllo, nella successiva fase l’ente dovrà sopportare i costi necessari per assicurare:

• l’efficacia del modello organizzativo nel prevenire i comportamenti non voluti o l’adempimento degli obblighi normativi (ad esempio in materia di sicurezza);
• l’aggiornamento del modello organizzativo al verificarsi di mutamenti organizzativi o normativi. Con riferimento a quest’ultimo aspetto, si tratterà sostanzialmente di adottare interventi simili a quelli identificati per la prima fase.

Con riferimento alla gestione del modello, i costi da sostenere sono sostanzialmente quelli sostenuti per garantire l’attività di vigilanza e di controllo, e quindi:

• i costi relativi all’istituzione e al funzionamento dell’organismo di vigilanza;
• i costi relativi all’attività di controllo (audit), quando non svolta direttamente dall’organismo di vigilanza. Infatti, è compito dell’organismo di vigilanza assicurare che le procedure aziendali, adottate in attuazione del D.Lgs. 231/01, una volta approvate siano effettivamente seguite dalle strutture aziendali; ciò averrà con opportuni interventi di audit, svolti ricorrendo alle competenze professionali interne (ad esempio con uno specifico mandato conferito alla funzione di internal audit) o ricorrendo a professionisti esterni.

Quanto ai costi degli interventi di adeguamento del modello in funzione di innovazioni legislative, è chiaro che le spese da sostenere saranno inferiori a quelle iniziali, conseguenti all’adozione del modello. Inoltre non ogni innovazione è destinata a dispiegare i propri effetti su tutti gli enti, essendo evidente che l’area di attività del singolo ente potrà essere estranea alle innovazioni legislative.

Non bisogna dimenticare che alcune attività devono essere ripetute periodicamente e che pertanto si avranno costi periodici: ad esempio si dovranno prevedere corsi di formazione o attività di informazione per ogni nuovo personale impiegato in aree sensibili.

Anche in relazione a tutte queste attività sarà opportuno concordare un preventivo con il Professionista incaricato.

In conclusione, quanto all’opportunità di dotarsi di un modello organizzativo per “liberare” la società dall’eventuale responsabilità amministrativa conseguente alla commissione dei reati previsti dal D.Lgs. 231/01, nonostante la non obbligatorietà – prevista dal legislatore – di adottare formalmente tale modello, dopo l’introduzione delle recenti modifiche legislative – che hanno allargato il numero dei reati fonte di responsabilità – la scelta di dotarsi del modello si presenta come una scelta di prudenza doverosa anche per le piccole e medie imprese, oltre ad essere davanti a qualsiasi Autorità una ben precisa volontà di fare tutto con trasparenza e servendosi della migliori e più recenti regole.

Il che finirà tra l’altro per apparire come la scelta migliore di fronte alla clientela.